Veel ondernemers stellen het uitbesteden van hun administratie uit omdat zij denken dat de overdracht ingewikkeld is. In de praktijk valt dat meestal mee. Het belangrijkste is dat vooraf duidelijk is welke stukken nodig zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en op welke momenten informatie wordt aangeleverd.

Wat blijft u als ondernemer zelf doen?

Ook wanneer ik de verwerking van uw administratie overneem, blijft u verantwoordelijk voor de informatie uit uw bedrijf. U zorgt er bijvoorbeeld voor dat verkoopfacturen volledig zijn, bonnen niet verdwijnen en zakelijke en privé-uitgaven goed van elkaar te onderscheiden zijn.

Dat betekent niet dat u alles zelf hoeft uit te zoeken. Aan het begin spreken we af hoe u documenten aanlevert en wat u bij twijfel kunt doen. Een duidelijke routine kost uiteindelijk minder tijd dan achteraf ontbrekende informatie verzamelen.

Deze gegevens zijn meestal nodig

Welke stukken nodig zijn, hangt af van uw bedrijf en van de werkzaamheden die u wilt uitbesteden. Voor een normale bedrijfsadministratie gaat het vaak om:

  • verkoopfacturen en eventuele creditfacturen;
  • inkoopfacturen en zakelijke bonnen;
  • bankmutaties van de zakelijke rekening;
  • informatie over contante betalingen of een kas;
  • contracten, leaseovereenkomsten en financieringen die verwerkt moeten worden;
  • gegevens over investeringen en grotere zakelijke aankopen;
  • eerdere aangiften en jaarstukken wanneer ik een bestaande administratie overneem.

Werk met vaste aanlevermomenten

De grootste winst zit meestal niet in een ingewikkeld systeem, maar in regelmaat. Bij een maandelijkse verwerking spreken we bijvoorbeeld een vast moment af waarop alle stukken compleet moeten zijn. Voor een kwartaaladministratie doen we hetzelfde ruim vóór de BTW-aangifte.

Door niet tot de uiterste deadline te wachten, blijft er tijd over om vragen te stellen en ontbrekende documenten op te zoeken. Dat verkleint de kans op haastwerk en maakt de administratie actueler.

Wat gebeurt er na het aanleveren?

Ik verwerk de afgesproken onderdelen in Minox. Daarna controleer ik of de administratie logisch aansluit en of er opvallende of ontbrekende posten zijn. Vragen bundel ik zoveel mogelijk, zodat u niet voor iedere losse boeking een apart bericht krijgt.

We spreken ook af welke terugkoppeling u ontvangt. Dat kan een korte periodieke controle zijn of een uitgebreider overzicht van omzet, kosten en resultaat. De inrichting moet passen bij de informatie die u nodig hebt om uw bedrijf te sturen.

Een achterstand vraagt om een andere start

Loopt uw administratie al enkele maanden achter, dan begin ik niet direct met de nieuwste periode. Eerst brengen we in kaart wat al is verwerkt, welke aangiften zijn gedaan en welke informatie ontbreekt. Op basis daarvan maken we een haalbare volgorde.

Goede afspraken maken het verschil

Administratie uitbesteden werkt het prettigst wanneer de samenwerking voorspelbaar is. U weet wanneer u iets moet aanleveren, ik weet wanneer ik kan verwerken en vragen blijven niet liggen.

Lees meer over uw administratie uitbesteden of bespreek uw situatie met Lennard.