De BTW-aangifte is voor veel ondernemers een terugkerende deadline. Wanneer facturen en bonnen verspreid staan over een mailbox, map en bankrekening, ontstaat er vlak voor het indienen onnodige druk. Met een vaste voorbereiding ziet u eerder wat ontbreekt.

1. Controleer alle verkoopfacturen

Controleer of alle facturen uit de aangifteperiode in de administratie staan, inclusief eventuele creditfacturen. Let ook op doorlopende factuurnummers. Een ontbrekend nummer hoeft niet altijd een probleem te zijn, maar moet wel verklaarbaar zijn.

Kijk vervolgens of de factuurdatum, het bedrag en het gebruikte BTW-tarief aansluiten bij wat u werkelijk hebt geleverd. Bij bijzondere transacties, buitenlandse klanten of twijfel over het tarief is het verstandig om dit vóór verwerking te bespreken.

2. Verzamel inkoopfacturen en zakelijke bonnen

Een bankbetaling is niet automatisch voldoende onderbouwing voor een zakelijke kostenpost. Zorg daarom dat de bijbehorende factuur of bon beschikbaar is. Controleer ook of de factuur aan uw onderneming is gericht en of de gegevens leesbaar zijn.

3. Vergelijk de administratie met de bank

Loop de zakelijke bankmutaties na en controleer of betalingen aan facturen zijn gekoppeld. Let op bedragen die nog geen duidelijke omschrijving of document hebben. Denk ook aan betaalproviders, creditcards en andere rekeningen die zakelijk worden gebruikt.

Gebruikt u een kas, dan moet ook die administratie aansluiten. Noteer contante ontvangsten en uitgaven doorlopend; reconstrueren aan het einde van het kwartaal is veel lastiger.

4. Let op bijzondere posten

Sommige transacties vragen extra aandacht. Voorbeelden zijn privégebruik, investeringen, buitenlandse facturen, vooruitbetalingen en correcties over een eerdere periode. Zet twijfelgevallen apart en bespreek ze voordat de aangifte wordt afgerond.

5. Plan tijd in vóór de deadline

De aangifte en een eventuele betaling hebben ieder een uiterste datum. Wacht niet tot die laatste dag. Lever uw administratie eerder aan, zodat ontbrekende documenten nog kunnen worden opgevraagd en vragen kunnen worden beantwoord.

Korte checklist vóór afronding

  • alle verkoop- en creditfacturen zijn verwerkt;
  • inkoopfacturen en bonnen zijn compleet en leesbaar;
  • bank, betaalproviders en eventuele kas zijn bijgewerkt;
  • onduidelijke transacties zijn toegelicht;
  • bijzondere of buitenlandse posten zijn apart gecontroleerd;
  • er is rekening gehouden met een eventueel te betalen bedrag.

Algemene informatie

Deze checklist is bedoeld als algemene voorbereiding. BTW-regels kunnen per activiteit en transactie verschillen. Bekijk de actuele uitleg bij de Belastingdienst en bespreek bijzondere situaties voordat u iets indient.

Lees meer over het laten verzorgen van BTW-, IB- en VPB-aangiften.